3CX-Alternativen: Wann sich der Wechsel der Telefonanlage für KMU lohnt

Warum viele Unternehmen gerade über 3CX nachdenken

Typische Anlässe sind Lizenz- und Editionsänderungen, offene Hosting-Fragen oder der Rückzug des betreuenden Partners. Jeder Anlass verdient eine eigene Bewertung.

Laut Herstellerankündigung vom 2. Mai 2025 hat 3CX mehrere Änderungen umgesetzt: Testschlüssel werden seit dem 28. April 2025 als 8SC PRO ausgegeben und laufen nur noch einen Monat. Kommerzielle Abo-Schlüssel lassen sich nicht mehr ersetzen, sondern werden über das Kunden- oder Partnerportal verlängert. Zu neuen oder nicht gehosteten 4SC-Schlüsseln kann kein 3CX-Hosting mehr hinzugebucht werden. Als Alternativen nennt der Hersteller ein Upgrade auf 8SC PRO, SMB Free für weniger als 10 User sowie Eigen- oder Fremdhosting.

Laut Herstellerankündigung vom 19. Dezember 2025 ist zudem eine Basic Edition angekündigt, und die bisherige Edition SMB Free soll schrittweise reduziert werden - frühestens ab dem zweiten Quartal 2026. Lizenzen mit IP-Telefonen sollen voraussichtlich über ein Partnerverzeichnis laufen.

Prüfen Sie Ihren aktuellen Lizenzstand im 3CX-Kundenportal, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Führt Ihr bisheriger Dienstleister die Betreuung nicht fort, stellt sich zusätzlich die Frage, wer künftig Updates und Support übernimmt.

Das bedeutet für Sie: Die Änderungen sind ein Grund zur Prüfung, kein Grund zur Panik.

Ist 3CX kostenlos?

Mit SMB Free gibt bzw. gab es eine kostenlose Edition für kleine Büros. Laut Herstellerankündigung soll sie schrittweise reduziert werden. Kommerzielle Editionen sind kostenpflichtig.

Das bedeutet für Sie: Wer heute auf SMB Free setzt, sollte den Stand prüfen und eine Folgelösung planen, statt auf den Stichtag zu warten.

Ist 3CX sicher? Was der Vorfall von 2023 bedeutet

Ende März 2023 war eine manipulierte, vom Hersteller signierte Version der 3CX Desktop App im Umlauf. Es handelte sich um einen Angriff über die Software-Lieferkette: Die Anwendung enthielt eine manipulierte DLL. Das BSI veröffentlichte dazu eine Cybersicherheitswarnung, 3CX bestätigte die Berichte.

Daraus folgt kein Urteil über die heutige Sicherheit von 3CX. Die Lehre gilt aber für jede Telefonanlage: Regelmäßige Softwareupdates, Monitoring und eine klare Zuständigkeit für die Betreuung sind Pflicht, unabhängig vom Hersteller. Eine IT-Sicherheitsberatung hilft, diese Zuständigkeiten sauber festzulegen.

Das bedeutet für Sie: Ein Sicherheitsvorfall allein ist kein Wechselgrund. Entscheidend ist, ob Updates und Verantwortung bei Ihnen sauber geregelt sind.

Wann sich der Wechsel lohnt - und wann nicht

Ein Wechsel ist sinnvoll, wenn mehrere dieser Kriterien zusammenkommen:

• Die Lizenz oder das Hosting laufen aus, und eine Verlängerung passt nicht mehr zu Ihren Anforderungen.
• Es gibt keinen betreuenden Partner mehr, der Verwaltung, Updates und Support übernimmt.
• Der Funktionsbedarf hat sich verändert - etwa durch die Integration in ein CRM-System oder in Microsoft Teams.
• Der Bestand an Endgeräten wird ohnehin erneuert.
• Intern fehlt die Kapazität für den Betrieb, und die Anlage soll extern betreut werden.

Nicht lohnend ist ein Wechsel, wenn die Lizenz läuft, die Anlage betreut und aktuell ist und es keinen konkreten Anlass gibt. Die Wahl einer 3CX-Alternative hängt von Ihren Anforderungen ab, nicht von einer einzelnen Ankündigung.

Das bedeutet für Sie: Schreiben Sie Ihre Wechselgründe auf, bevor Sie Anbieter vergleichen. Hosting-Art und Anzahl der User helfen danach bei der Auswahl einer 3CX-Alternative.

Bleiben oder 3CX-Alternative: vier Wege im Vergleich

Keine Option ist per se die beste Lösung. Die Wahl hängt von Ihren Anforderungen, der gewünschten Hosting-Art, der Anzahl der User und der Verteilung der Verantwortung ab.

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Kriterium

A: Bei 3CX bleiben

B: Andere IP-Telefonanlage

C: Cloud-Telefonanlage als Dienst

D: Telefonie in Microsoft Teams

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Was ändert sich

Edition, Hosting oder Partner neu ordnen

Neues System, ggf. neue Infrastruktur

Anbieter betreibt die Anlage

Telefonie wird Teil von Microsoft 365

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Kostenstruktur

Lizenz je nach Edition und Größe

Einmalige und laufende Kosten, je nach Betriebsmodell

Laufende Kosten pro User oder Lizenz

Microsoft-Lizenz plus PSTN-Anbindung

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Verantwortung für Betrieb und Updates

Eigene IT oder Partner

Eigene IT oder Systemhaus

Anbieter, Endgeräte und Netz bleiben bei Ihnen

Microsoft und PSTN-Betreiber, Einrichtung bei Ihnen

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Endgeräte

Bestehende Telefone bleiben

Kompatibilität mit dem Zielsystem prüfen

Softphones und SIP-Telefone je nach Anbieter

Teams-App oder Teams-fähige Geräte

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Integrationen (CRM, Teams)

Je nach Edition prüfen

Abhängig vom Hersteller

Abhängig vom Anbieter

Direkt in Microsoft 365

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Vertragsbindung

Laufzeit der Lizenz

Individuell, oft projektbasiert

Je nach Vertrag prüfen

Microsoft-Lizenzen und PSTN-Vertrag

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Für wen sinnvoll

Zufriedene Unternehmen, die nur Lizenz oder Betreuung neu regeln

Unternehmen mit eigener IT oder Systemhaus-Partner

KMU ohne eigene Server-Infrastruktur

Unternehmen, in denen Teams bereits Standard ist

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Option A: Bei 3CX bleiben und Lizenz oder Partner neu ordnen

Diese Option ist sinnvoll, wenn die Funktionen passen und nur Lizenz, Edition, Hosting oder Betreuung neu zu regeln sind. Prüfen Sie im Portal, welche Edition und welcher Lizenzschlüssel aktiv sind, und klären Sie, ob Ihr bisheriger Partner die Betreuung fortführt.

Option B: Andere IP-Telefonanlage, im Haus oder gehostet

STARFACE-Telefonanlagen sind ein Beispiel, das juunit betreut - gleichrangig neben weiteren Herstellern und ohne Wertung als Testsieger. Ob die Anlage im Haus oder gehostet läuft, klärt der Beitrag Cloud vs. On-Premise. Open-Source-Telefonanlagen wie FreePBX bieten volle Kontrolle und Anpassbarkeit, erfordern aber eigenen Betriebsaufwand.

Option C: Cloud-Telefonanlage als Dienst

Der Anbieter betreibt die Anlage, Sie brauchen keine eigene Server-Infrastruktur. Die Abrechnung erfolgt meist pro User oder Lizenz. Laufzeiten und Vertragsbindung unterscheiden sich je nach Anbieter - prüfen Sie vor Abschluss, welche Bindung gilt. Funktionen wie Sprachmenüs (IVR), Warteschlangen und CRM-Integrationen sind bei vielen Anbietern verfügbar. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zur Cloud-Telefonanlage.

Option D: Telefonie in Microsoft Teams

Microsoft Teams Phone bringt Funktionen einer Telefonanlage, etwa eine automatische Telefonzentrale und Anrufwarteschleifen, in die Microsoft-365-Cloud. Für Gespräche ins öffentliche Telefonnetz braucht es zusätzlich eine PSTN-Anbindung über einen Betreiber, getrennt von der Teams-Phone-Lizenz. Sinnvoll ist diese Option, wenn Teams im Unternehmen bereits Standard für Videokonferenzen und Zusammenarbeit ist. Weniger passend ist sie bei speziellen TK-Anforderungen. Mehr zu Microsoft 365 im Unternehmen lesen Sie auf unserer Lösungsseite.

Das bedeutet für Sie: Entscheiden Sie zuerst, wer die Anlage betreiben soll - dann über den Hersteller.

Rechenbeispiel: 30 Arbeitsplätze

Bei 30 Arbeitsplätzen fallen typischerweise diese Kostenblöcke an, unabhängig vom System:

• Lizenz oder Abo der neuen Lösung, je nach Anbieter pro System oder pro User
• Endgeräte: vorhandene SIP-kompatible Telefone weiterverwenden oder neue Hardware beschaffen
• SIP-Trunk bzw. Telefonanschluss: bestehenden Anschluss übernehmen oder neu bündeln
• Einrichtung und Rufnummernportierung: Konfiguration des neuen Systems, Übernahme der Rufnummern
• Netzanpassungen: Sprach-VLAN, Bandbreite, ggf. PoE-Switches
• Schulung: Einweisung für User und Administrator*innen
• Laufende Betreuung: Support, Updates, Monitoring - intern oder über einen Dienstleister

Einmalig fallen vor allem Einrichtung, Portierung, Netzanpassungen, Schulung und gegebenenfalls neue Endgeräte an. Laufend kommen Lizenz oder Abo, Anschluss und Betreuung hinzu. Eine eigene Anlage verschiebt die Kosten stärker auf einmalige Investitionen, beim Cloud-Dienst dominieren laufende Kosten pro User. In beiden Fällen sind Betrieb und Umstellung die halbe Rechnung.

Die Restlaufzeit Ihrer bestehenden 3CX-Lizenz bestimmt den wirtschaftlichen Zeitpunkt für einen Wechsel. Unter IT-Pakete von juunit finden Sie unter anderem das Telefonie-Onboardingpaket und das Communication-Paket.

Das bedeutet für Sie: Stellen Sie die Kostenblöcke der Restlaufzeit Ihrer 3CX-Lizenz gegenüber.

Wechsel-Checkliste

Diese Punkte gehören in jede Umstellung:

• Lizenz- und Vertragsende: Restlaufzeit bei 3CX, beim SIP-Trunk-Anbieter und beim bisherigen Dienstleister prüfen.
• Rufnummernmitnahme: Sie ist gesetzlich vorgesehen. Die Portierung läuft über den aufnehmenden Anbieter.
• SIP-Trunk: bestehenden Anschluss weiter nutzen oder mit der neuen Lösung bündeln.
• Endgeräte: SIP-kompatible Telefone, Softphones, Headsets und DECT-Geräte auf Kompatibilität mit dem Zielsystem prüfen.
• Netz: ein eigenes Sprach-VLAN vorsehen und ausreichende Bandbreite sicherstellen.
• Notruf und Standortdaten: korrekte Weiterleitung von Notrufen sicherstellen, auch für Arbeitsplätze im Homeoffice.
• Parallelbetrieb: einen zeitlich begrenzten Parallelbetrieb planen und den Umschalttermin außerhalb der Kernarbeitszeit legen.
• Dokumentation und Schulung: Rufpläne, Gruppen, Nebenstellen und Durchwahlen dokumentieren, User und IT einweisen.

Das bedeutet für Sie: Eine abgearbeitete Checkliste macht die Umstellung planbar.

Wer betreibt die neue Anlage: interne IT oder Systemhaus?

Relevante Kriterien für das Betriebsmodell:

• Telefonie-Know-how: Ist intern genügend Wissen für Konfiguration, Verwaltung der Nebenstellen und Fehlersuche vorhanden?
• Kapazität für Updates und Störungen: Wer reagiert bei einem Ausfall - und wie ist das außerhalb der Geschäftszeiten geregelt?
• Dokumentation und Erreichbarkeit: Sind Rufpläne und Zugangsdaten aktuell und für Vertretungen zugänglich?
• Verantwortung bei Ausfall: Ist klar festgelegt, wer bei einem Problem zuständig ist?

Bei einer Cloud-Telefonanlage übernimmt der Anbieter einen Teil des Betriebs; Endgeräte, Netz und Rufpläne bleiben trotzdem Ihre Aufgabe.

juunit betreut Telefonanlagen für Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet.

Das bedeutet für Sie: Klären Sie die Betriebsverantwortung vor der Herstellerwahl.

Häufige Fragen

<FAQ>

<FRAGE>

Ist 3CX gut?

<ANTWORT>
Ein Pauschalurteil gibt es nicht. Entscheidend ist, ob das aktuelle Lizenzmodell, die Betreuung durch einen Partner und die verfügbaren Funktionen zu Ihrer Lage passen. Wer zufrieden ist und Betrieb sowie Updates geregelt hat, braucht keinen Wechsel.

<FRAGE>

Ist 3CX kostenlos?

<ANTWORT>
Mit SMB Free gibt bzw. gab es eine kostenlose Edition für kleine Büros. Laut Herstellerankündigung soll sie schrittweise reduziert werden. Kommerzielle Editionen sind kostenpflichtig. Ihren aktuellen Stand sehen Sie im 3CX-Kundenportal.

<FRAGE>

Welche Telefonanlage ist die beste für kleine Unternehmen?

<ANTWORT>
Einen universellen Testsieger gibt es nicht. Die passende Lösung hängt vom Betriebsmodell, der Anzahl der User, den gewünschten Integrationen, der Betreuung und der Vertragsbindung ab. Für ein kleines Unternehmen ohne eigene IT kann eine Cloud-Telefonanlage der richtige Weg sein. Für Unternehmen mit eigener IT und Bedarf an Kontrolle kommt eine eigene IP-Telefonanlage in Frage.

<FRAGE>

Kann ich meine Rufnummern und Telefone mitnehmen?

<ANTWORT>
Rufnummern lassen sich in der Regel mitnehmen; die Portierung läuft über den neuen Anbieter. Telefone können oft weiterverwendet werden, wenn sie SIP-kompatibel sind und vom Zielsystem unterstützt werden. Eine Inventur der Endgeräte inklusive DECT und Headsets ist vor jedem Wechsel empfehlenswert.

</FAQ>

Quintessenz

Ein Wechsel der Telefonanlage ist eine Betriebsentscheidung, keine Reflexreaktion auf eine Ankündigung. Alle vier Wege - bei 3CX bleiben, andere IP-Telefonanlage, Cloud-Telefonanlage als Dienst oder Telefonie in Microsoft Teams - haben ihre Berechtigung. Die Vorbereitung entscheidet über den Aufwand.

Wenn Sie vor der Entscheidung stehen, bei 3CX zu bleiben oder zu wechseln: juunit nimmt Ihre Telefonanlage auf - Lizenzstand, Endgeräte, Netz und Anbindung - und legt Ihnen die passenden Wege mit Aufwand und Reihenfolge vor. Einen Überblick über unsere Pakete finden Sie auf der Website, für eine erste Abstimmung erreichen Sie uns über die Kontaktseite.