E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung und warum sie so wichtig ist

E-Mail-Archivierung ist eine gesetzliche Pflicht. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.

Das bedeutet: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt ausnahmslos für alle Unternehmen, unabhängig ihrer Größe, die Geschäfte auf digitalen Wegen abwickeln!

Werden Handelsbriefe, Angebote, Rechnungen per E-Mail versandt, MÜSSEN sie archiviert werden und zwar in der Form, in der die Dokumente (E-Mails) vorliegen. E-Mails müssen nachweislich unveränderbar und revisionssicher vorliegen. Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln ist hierfür der beste Weg, um eine rechtssichere Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125) zu erreichen.

Innovative E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen

Schutz vor Datenverlust

Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. Das Unified Mail Archive archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben.

Gesetzliche Anforderungen

Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und rechtssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).

Intuitive Oberfläche

Die Suche im Google-Style ermöglicht das einfache Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen.

Dokumentenmanagement

Das intelligente DMS-System sorgt für die automatische Aufbereitung der Daten und stellt diese den Anwendern zur Verfügung.

Outlook-Plugin und Import-Tool

Effizientes Arbeiten und komfortabler Import von E-Mail-Datenbeständen dank vollständiger Outlook-Integration durch unser Plugin.

IT-Optimierung

Steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv.

E-Mail-Daten zuverlässig aufbewahren

Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht.
Mail-Server stoßen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen.

Aus diesen Gründen setzen wir Unified Mail Archive (UMA) ein, welches alle Anforderungen abdeckt.

Archivierung beliebiger Mail-Server

Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit®, etc. sowie für alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen Mail-Server.

Entlastet Mail-Server/Einfache Datensicherung

Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung historischer E-Mails frei. Reduziert die E-Mail-Speicher-Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails. Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht.

Vorteile für Unternehmen und Organisationen

Schutz vor Datenverlust

Bewahren Sie alle Ihre E-Mails zentral, sicher und langfristig auf, denn UMA ermöglicht die 100-prozentig revisionssichere Archivierung aller E-Mails für beliebig lange Zeiträume.

Schutz vor Manipulation und Löschung von E-Mails

Anwender sind nicht in der Lage, die E-Mail-Archivierung von UMA zu manipulieren. Auch vorsätzlich gelöschte E-Mails gehören damit der Vergangenheit an

Der Unterschied: Rechtssicherheit bis vor ein Gericht

UMA ist die derzeit einzige Archvierungsappliance im Markt, die eine gerichtsfeste Archivierung nach BSI Richtlinie TR-eSOR 03125 (siehe „Gesetzliche Grundlagen“) erlaubt.

Vier-Augen-Prinzip nach Datenschutzbestimmungen

UMA enthält einen Supervisor-Mode im Vier-Augen-Prinzip nach den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

Produktivitätssteigerung

Mache E-Mails als Wissensbasis für Mitarbeiter nutzbar und sorge dafür, dass Mitarbeiter nicht mehr unnötig viel Zeit beim Aussortieren von unnützen E-Mails verlieren.

Sicher und schnell

Extrem sicher und schnell im Zugriff und kein Mitlesen abgelegter Datenbestände durch externe Diensteanbieter.

Vollautomatischer Betrieb mit niedrigen Kosten

Ein vollautomatischer und einfacher Betrieb mit niedrigen und fest kalkulierbaren Kosten wird mit UMA ermöglicht.

Automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen

Regelbasierte Speicherung von wichtigen E-Mail-Korrespondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebote, Rechnungen, medizinische Unterlagen etc.

Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen. Zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen qualifizierten Zeitstempeln sorgt für manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung.

Microsoft Outlook-Plugin und PST-Import

Das UMA Outlook-Plugin ermöglicht eine komfortable Integration des UMA-DMS in die gewohnte Outlook Oberfläche. Mit der leicht erreichbaren Suche werden E-Mails, Dokumente und Bilder schnell gefunden. Durch einen Klick werden gelöschte E-Mails aus dem Archiv in einen beliebigen Ordner wiederhergestellt.

Einfacher Import von E-Mail-Datenbeständen in das UMA: Mit dem UMA PST-Import Tool besteht die einfache Möglichkeit, E-Mails direkt aus einer Outlook PST-Datei oder einem Outlook Konto in das UMA-Archiv zu importieren.

Die Features im Überblick
  • Entlastet Mail-Server und vereinfacht Datensicherung
  • Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD (ersetzt GDPdu und GoBS), HGB, AO, Basel II und BSI TR 0312
  • Leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente
  • Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails und Dokumenten
  • Automatisches Anlegen von E-Mail-Archivierungspostfächern im laufenden Betrieb
  • Microsoft Outlook Integration per Plugin
  • Zugriff aus jedem E-Mail-Client per IMAP
  • Einfache E-Mail-Wiederherstellung durch Anwender
Zeitstempel 

Das Securepoint UMA verwendet für die Langzeit Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA Archiv signierte und nicht signierte E-Mails sowie Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können alle E-Mails und Dokumente automatisch, nach gesetzlichen Anforderungen, versehen und archiviert werden. Mittels einer kryptographischen Signatur wird die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert. Die Implementation des Langzeitarchivs folgt der Vorgabe der technischen Richtlinie 03125 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik – BSI.

Rechtliches zum E-Mail-Archiv 

Die Gesetze zur E-Mail-Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume - 6, 10, 30 Jahre oder sogar ewig. Die Bedeutung der E-Mail-Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung eines Mail-Servers hinaus. Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) bietet eine sehr kostengünstige und effiziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung der gesamten E-Mail-Kommunikation in einem Unternehmen.

Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdu und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.

Die Vorteile im Überblick
  • Vier-Augen-Prinzip einstellbar unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen
  • Automatische Archivierung kompletter E-Mail-Datenströme
  • Automatische regelbasierte Aufbewahrung von E-Mails nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen
  • Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR)
  • Import/Massenimport direkt aus Mail-Server
  • Import von Microsoft Outlook (PST-Dateien und Outlook Konten)
  • Benutzerverwaltung über Active Diretory, LDAP oder mittels lokaler Datenbank
  • Integriertes Monitoring und Reporting
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